7 dicas para organizar a agenda do consultório médico

Publicado por em 28 de fevereiro de 2020
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7 dicas para organizar a agenda do consultório médico

Um dos grandes segredos de uma clínica ou consultório está na organização. Quando a agenda do consultório médico é bem administrada, tanto os pacientes quanto os profissionais podem ser beneficiados.

No entanto, essa tarefa é um pouco difícil, pois demanda um bom planejamento de horários e atenção. Por isso, é muito importante saber como organizar a agenda do consultório médico para evitar possíveis problemas.

Diferentemente do que muitas pessoas pensam, gerenciar a programação de atendimento pode ser complexo, já que exige recursos para otimizar as horas de trabalho e aumentar sua eficiência. É necessário inteligência para lidar com atrasos de médicos e pacientes.

Se você deseja saber como organizar a agenda do consultório de uma vez por todas, não perca o nosso post. Boa leitura!

1. Conheça bem os seus pacientes

Conhecer bem os pacientes mais antigos pode ajudar na organização da agenda de consultas e é bastante útil ao marketing para a área da saúde. Logo, é possível saber se a pessoa tende a chegar adiantada, atrasada ou quanto tempo o atendimento deve levar. Com essas informações, tente criar algumas estratégias para a otimização do serviço.

Uma maneira de conhecer o perfil dos pacientes é por meio do sistema de gestão. Ao analisar o comportamento da agenda, você pode identificar quantas vezes cada um deles faltou. Caso seja uma circunstância recorrente, realize uma confirmação formal.

Outra boa dica é intercalar os pacientes que necessitam de consultas mais longas com aqueles que são atendidos rapidamente. Desse modo, é possível organizar melhor o dia sem prejudicar o cumprimento e a produtividade dos seus horários.

Além disso, verifique há quanto tempo a pessoa não comparece a uma consulta e envie uma mensagem que reforce o acompanhamento médico. Isso faz com que essa preocupação leve à fidelização.

2. Confirme as consultas no dia anterior

Muitos pacientes marcam a sua consulta com muita antecedência, e a distância entre o agendamento e o dia da visita pode acabar levando a esquecimentos. Assim, um bom modo de evitar baixa produtividade e faltas é criar o hábito de confirmar as consultas com os pacientes do dia seguinte.

Por isso, para evitar transtornos, confirme o comparecimento um dia antes. Quando você entra em contato com a pessoa no dia anterior, você pode ajudá-la a se lembrar do seu agendamento e reorganizar a agenda com base nos horários que foram desmarcados, o que abre espaço para uma consulta de urgência.

Esse processo pode ser realizado automaticamente por sistemas de gestão de consulta. Eles conseguem enviar mensagens personalizadas de confirmação e, assim, auxiliam a organizar a agenda.

3. Estabeleça um tempo médio de atendimento

Uma falha muito comum na administração de uma agenda de clínica e consultório é a sobreposição de horários. Quando um intervalo de segurança não é estabelecido entre as consultas, corre-se o risco de atrasar os atendimentos, fazendo aumentar o tempo e a insatisfação de espera das pessoas na recepção.

Para evitar esse tipo de problema, sempre marque as consultas com um intervalo de segurança entre elas. O tempo de dez minutos é o recomendado para que você possa se organizar para a recepção de um novo paciente em sua sala após o encerramento da consulta anterior. Desse modo, é possível ter alguns minutos extras, caso um atendimento se estenda.

4. Aposte na tecnologia

Por mais que a tecnologia venha sendo utilizada em determinadas atividades da clínica, sempre é bom aproveitar mais esses recursos. Assim, as imagens podem apoiar muito em várias especialidades e auxiliar na avaliação do tratamento a longo prazo.

Esse tipo de documentação pode ajudar no registro de informações da pessoa e no histórico de atendimentos. A nota fiscal também pode ser enviada por e-mail para evitar que a recepção fique cheia.

Além disso, muitos profissionais ainda utilizam agendas de papel para marcar horários. Entretanto, elas dificultam a capacidade de gestão, pois o processo de agendar e desmarcar pacientes se torna muito mais complicado no papel.

Os softwares ajudam a gastar menos papel, tinta e tempo na organização da agenda, de maneira a garantir o melhor gerenciamento dos horários. Além de facilitar a rotina, permitem o acesso ao prontuário eletrônico e ao receituário.

A tecnologia pode contribuir para o armazenamento de informações da pessoa e histórico de atendimento. Contudo, é necessário que os profissionais estejam habilitados a lidar com as ferramentas. Portanto, lembre-se de investir em treinamentos sempre que necessário.

5. Seja pontual

Prestar um serviço de saúde não requer somente que o profissional seja pontual. Existe uma cadeia de funcionários fundamentais para que o atendimento funcione no horário certo, indo além de como organizar a agenda.

Se os recepcionistas não são pontuais, o trabalho pode ficar atrasado. Se a equipe de limpeza não chegar na hora prevista, não tem como receber os pacientes. Portanto, é essencial que a pontualidade seja um valor para todas as pessoas que trabalham no consultório, e não somente para a equipe de saúde.

6. Delegue a tarefa que não precisa ser feita por você

O atendimento ao paciente é o foco principal. Atividades que podem extrapolar as questões clínicas devem ser resolvidas pelo setor financeiro, pelo recepcionista ou encarregado da secretaria. Atestado médico, por exemplo, pode ser retirado direto na recepção, sem a necessidade de perder o tempo do atendimento com essa tarefa.

Outra atividade que deve ser realizada pelos recepcionistas são as informações administrativas, como questões relacionadas a planos de saúde e cobertura de procedimentos, já que interferem na organização da agenda.

7. Invista no treinamento da equipe

Treinar constantemente a equipe é fundamental para manter a agenda do consultório bastante organizada. Se uma informação for importante e as dúvidas sobre ela são constantes, isso necessita estar bem alinhado com a equipe.

Os treinamentos regulares podem deixar a equipe mais segura sobre qualquer informação que precisa ser passada aos pacientes. Logo, todos se sentem mais preparados para tomar uma decisão que possa agilizar o atendimento, sem que a qualidade seja comprometida.

Como vimos, é muito importante organizar a agenda do consultório médico para evitar possíveis atrasos. Por isso, não deixe de fazer esse processo, já que garante resultados muito positivos, além de aumentar a produtividade, evitar erros e garantir a fidelização das pessoas em decorrência do bom atendimento.

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